活動執行需要做什么以及注意事項

 公司新聞    |      2020-02-24
在舉行活動時,想要做好一個活動不僅需要好的活動策劃,也還需要嚴格的活動執行過程,也可以說除了活動策劃最重要的就是活動執行了,那么活動執行都需要做什么呢?又有哪些注意事項呢?下面這篇文章就來為大家簡單的介紹一下。
 
一、活動執行需要做什么
1、前期
執行必須完全了解策劃方案、項目的情況、甚至是活動方(公司)或者行業的情況。你不能說人家是一個科技類的峰會,給人家搞成大賣場的活動,對吧。
除此之外,你還需要對活動的流程、場地、到場人員數量等所有背景信息有所了解。
2、中期
執行需要和很多人對接,主要是客戶這邊的項目各個負責人。一方面是確定策劃方案的準確無誤,另一方面是與客戶確定根據策劃方案做出的各種設計是否可行。
這是一個需要耐心和細心的過程。同時,為了確?;顒拥捻樌M行,執行還需要對活動有一定的危機風險預判,并且做出相應的對應策略,以防萬一。
活動執行應該怎么做?
3、后期
物料的制作。在中期已經完成了各個物料的設計,到了這一階段就需要制作物料了。物料就牽扯到很多的供應商,這需要更提前一點的時間去溝通,比如中期。
在對接物料這一塊,需要考慮物料的制作周期,和物流的時間成本。因此,整個活動下來,一定要做好時間的規劃。
執行在活動期間的工作內容是什么?
4、進場
在活動開始之前,執行需要把現場布置好,也就是進場。這一部分都是需要提前約好時間,在活動前一天進場,各大供應商必須到位。比如鮮花、大屏、燈光音響、桌椅、KT板、簽到墻等等。
5、彩排
小活動一般就一次彩排;大活動一般分為2-3次彩排,一次普通彩排,一次帶妝彩排(發型、舞臺妝、服裝)。
提前通知客戶、表演團隊、主持人、設備團隊(化妝團隊、服裝團隊、道具團隊、演奏團隊、燈光音響設備團隊等等)。
6、活動
嘉賓、媒體必須要通知到位的,提前一個月、提前3天、活動當天提前半個小時至一個小時再通知一下具體的時間和位置。人都到位以后,活動也差不多開始了。
7、危機
活動當中有時候會遇到一些小問題,比如說活動開始了某個演員遲到了,某個設備突然出現了問題、某某視頻突然播放不出來了等等。
這種時候,執行需要迅速做出反應,去解決問題,確?;顒禹樌M行。如果嘉賓和客戶沒有看出來,那就是你的勝利。
 
 
二、活動執行的注意事項
1、做好人員分工
現場的活動執行人員應做好分工,包括各個方面的統籌安排,不同的環節由專人負責,比如誰是負責物料的,誰是負責現場人流走向的,誰是負責簽到環節的。
明確好分工,才不會導致現場局面混亂,工作效率也會提高,哪個環節出了問題就找專門負責的人,還要清晰的了解活動策劃現場的各個環節及流程。
 
2、物料的檢查
在活動開始前,要反復檢查現場所有的物料和有關的硬件設備,提前檢測硬件設備有沒有出現問題或者損壞的,與物料供應商家保持密切聯系,以防出現緊急狀況。
必要情況下有些物料可以多準備,檢查的時候應至少兩個人確認,包括各個細節角落的檢查。
 
3、時間的把控和隨機應變能力
活動執行人員要有非常清晰的時間觀念,把控好每一場活動環節的時間,確保節目流程的連貫性,避免冷場,大部分活動都需要禮儀和主持人,主持人要有較高的專業素養和現場把控能力。
可以應對場上出現的各種突發狀況,保證各個環節可以按原計劃順利進行,同樣現場執行人員也需要較強的隨機應變能力。


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